Organizza il tuo archivio documenti in 3 semplici mosse
Per organizzare il proprio archivio documenti non esistono delle regole universali.
In qualunque modo deciderai di procedere, la cosa più importante è riuscire a trovare il documento che cerchi quando ne hai bisogno e nel minor tempo possibile.
Ecco allora tre semplici consigli per affinare il tuo metodo di archiviazione:
1. Assicurati di avere a portata di mano tutto il necessario
Organizzare un archivio in maniera ordinata ed efficiente non è certo un gioco da ragazzi, quindi non risparmiarti e raccogli tutto il materiale di cui hai bisogno perché ogni estratto conto e ogni singola pratica trovi il suo posto: raccoglitori ad anelli, cartelline, buste in plastica perforate, etichette adesive.
2. Organizza il tuo archivio come una matrioska
Se stai organizzando i tuoi preventivi ad esempio, inserisci ogni singolo documento dentro buste in plastica perforate. Cataloga ogni busta all’interno di faldoni suddivisi per tipologia di clienti (es. B2B, B2C) e scegli uno specifico posto sullo scaffale, segnalando con un’etichetta colorata lo spazio dedicato alla categoria “preventivi”.
Organizzando i tuoi documenti seguendo questa logica, il più grande che contiene il più piccolo, sarà più semplice individuare ciò che cerchi.
3. Non affidarti alla memoria
Se possiedi molto materiale, prova a disegnare delle mappe o degli schemi che indichino gruppi o sottogruppi. Per evitare di fare confusione, ricordati di attaccare al dorso di ogni raccoglitore un’etichetta con informazioni generali che possano aiutarti a trovare immediatamente ciò che stai cercando.
In qualunque modo deciderai di organizzare il tuo archivio documentale noi di Casaforte ti supporteremo al meglio, mettendo a tua disposizione ambienti illuminati e puliti di ogni dimensione dove custodire in sicurezza pratiche e documenti cartacei.